La opinión pública que tienen los ciudadanos sobre la imagen de un organismo es fruto entre otras cosas del protocolo institucional, en el que se incluye una adecuada relación entre las entidades y sus grupos relacionados como pueden ser periodistas, políticos, representantes, etc…
El protocolo institucional y empresarial se incluye dentro del departamento de protocolo y relaciones públicas y difieren el uno del otro en que uno hace uso de las normativas vigentes en materia de precedencias, simbología y nombramientos y el segundo puede regirse por sus propias normas.
Como decíamos antes, el protocolo en actos institucionales entre otras cosas, regula el uso de los símbolos del Estado y los tratamientos en base al Real Decreto 2099/1983 sobre Ordenación General de Precedencias, el Reglamento de Honores Militares y la normativa local sobre precedencias.
A la hora de organizar un evento institucional se deben tener en cuenta las tendencias en eventos institucionales, los usos y costumbres locales sobre el ceremonial, ya que las normas en protocolo institucional pueden variar de un país a otro y cometer algún error puede ser considerado una falta de educación y respeto muy grave.
La tendencia según los profesionales en protocolo de comunicación institucional advierte un cambio a corto plazo en el protocolo institucional producido principalmente por la aparición de nuevas formaciones políticas que cambian el paradigma de la relación entre políticos y electorado. Habrá que estar atento a la formalización de los cambios que nos dejarán una normativa protocolaria probablemente más laxa y equitativa.
Mientras tanto, os dejamos las fases del protocolo institucional actuales que se deben tener en cuenta a la hora de abordar un evento institucional.
Primero hay que detallar aspectos como los que os dejamos a continuación para seguir con la segunda fase:
- Fecha y hora
- Ámbito
- Carácter del acto
- Naturaleza y filosofía del acto
- Número de invitados
- Anfitrión
- Invitado de honor
- Protagonistas (en caso de haberlos, entrega de premios, gala benéfica,…)
- Lugar de celebración
- Presupuesto
Una vez detallada esta información, entramos en la segunda fase. Abordaremos el resto de los aspectos del evento entre los que se encuentran las normas de protocolo y precedencias.
- Diseño de la invitación
- Programa de planificación de trabajo y calendario
- Reparto de funciones miembros del equipo el día del evento
- Croquis de los principales movimientos protocolarios
- Croquis de los espacios y distribución de elementos y personas
- Lista de invitados y autoridades de recibimientos
- Diseño del escenario
- Diseño de la mesa presidencial y croquis de colocación de invitados
- Banderas y símbolos
- Premios entregados en el acto
- Guion y desarrollo del acto
- Necesidades en materia de seguridad
- Anexos
- Alojamiento de los invitados
- Libro de caras
- Dossier de prensa y nota de prensa
Como organizadores de eventos, en Events Lab podemos ayudarte, entre otras cosas, con el protocolo e imagen institucional de cualquier evento público a través de los siguientes servicios:
– Organización de actos: Actos llave en mano, dónde nosotros nos encargamos desde la decoración de eventos institucionales, invitaciones, entradas hasta el informe final del acto.
– Gabinete de prensa y comunicación: Gestión de las relaciones con los medios, así como las comunicaciones que deba emitir la entidad.
– Creación de manual de comunicación: Especificación de las pautas y directrices comunicativas que debe tener un organismo para que su discurso sea coherente en todos sus representantes a través de todas sus formas y canales.
– Asesoría en protocolo y ceremonial: Consejos y saberes aplicados a la práctica para un correcto desarrollo de los eventos, sobre todo aquellos eventos que incluyen la visita de altos cargos extranjeros dónde puede existir conflicto por su arraigada cultura.
– Asesoría en precedencias: Aplicación de la normativa vigente recogida en el Real Decreto 2099/83 sobre Ordenación General de Precedencias en España.
– Colocación de banderas: ordenación de banderas según el código de ceremonial y protocolo en España.
– Plan de crisis: elaboración de un plan preventivo de comunicación en caso de crisis donde se especifica quienes son los portavoces, un aspecto clave del plan, además de cuáles son las mejores opciones para abordarlas.
– Comunicación de crisis: relación con los medios y presencia en internet en momentos en los que una nula o mala comunicación puede hundir la reputación de un organismo. En su defecto si la comunicación es inmediata, coherente y veraz puede abordarse a tiempo el conflicto y evitarse una crisis o por lo menos reducir su impacto social.
Un evento institucional no es un buen momento para equivocarse y quedar mal, son eventos donde prima la elegancia y la perfección ya que al fin y al cabo son, en nuestro caso, la representación de la cultura española.