En general, la organización de congresos médicos requiere un extra de paciencia y experiencia. Azafatas, cartelería, contacto con ponentes… Son numerosas las cuestiones a valorar. Si además nos adentramos en el ámbito de la medicina, la imagen de seriedad que debe acompañarlos no convendría que resultase dañada por posibles incidencias que pudiesen surgir en su transcurso.
De este modo, la contratación de empresas especializadas en organizar congresos médicos se postula como la opción más acertada si deseamos que la celebración sea un éxito. Siendo muchos los requerimientos tanto materiales como técnicos y humanos a ellos asociados, en este post queremos recordar los más importantes para aportar, como novedad, distintos aspectos que pueden conducir un congreso médico al éxito y, consecuentemente, al aumento de reputación profesional.
Para comenzar, la creación de una Oficina Técnica que coordine las distintas actividades ayudará a despejar todas las dudas que surjan en el diseño del evento, entre ellas la cuestión del patrocinio y mecenazgo y control de presupuestos y por descontado, la localización del mismo. No solamente nos referimos a un lugar físico con suficientes butacas y espacios adecuados, sino también al ámbito geográfico. Decantarse por una u otra zona no debe responder a criterios personales y/o gustos de los organizadores. Y en esto, en Galicia contamos con acreditados factores diferenciales que se convierten en importantes puntos a favor de nuestra tierra como sede de congresos y simposios. La selección del emplazamiento debe pues, ser realizada teniendo en cuenta factores como la existencia de una red hotelera con capacidad y disponibilidad suficiente para absorber las demandas de ponentes y público. En esta dirección, contar con medios de transporte variados (avión, tren, autobús) cuyas rutas converjan en la ciudad organizadora, así como las facilidades de desplazamiento alojamiento-congreso, son uno de los puntos clave en dicha elección.
En cuanto a la comunicación, a partir de ahora hay que tener presente que la creciente presencia de las RRSS en eventos y en nuestras vidas no debe pasar desapercibida. Por ello, como empresa especializada en la organización de congresos, os proponemos la inclusión, entre otras, de aplicaciones como WhatsApp en el diseño de los eventos, cuya función pasaría no solamente por establecer una buena correspondencia con promotores, ponentes y público (envío de invitaciones, comunicaciones importantes, etc.), sino también por remitir la localización del evento a través de la herramienta de ubicación.
En el mismo eje, la utilización de la tecnología podría acaparar también el ámbito del contenido en su acepción más estricta. De esta forma, los materiales a exponer en un congreso médico se encuentran emplazados en múltiples formatos: documentos textuales, fotografías, vídeos… Por ello, creemos que una solución a posibles incidencias de incompatibilidad con los equipos vendría dada por la incorporación de conversores de archivos que hagan posible la solvencia del problema. A mayores, resulta evidente que no debemos pasar por alto una adecuada conexión a Internet (aunque parezca obvio), tanto en términos de velocidad como de disponibilidad por la posible existencia de hipervínculos en las presentaciones.
Dentro del campo más puramente lúdico, el creciente número de personas con intolerancias y/o alergias alimentarias nos hace plantearnos siempre adaptar el catering para congresos médicos a las necesidades de los asistentes, más aún, encontrándonos inmersos en el área médica. Por este motivo, las empresas organizadoras de congresos no deben mantenerse al margen de esta cuestión, optando por contratar sistemáticamente innovadores servicios como aperitivos sin gluten o sin lactosa, entre otros. A este respecto, se hace también necesario el compromiso con la comunidad vegetariana y vegana y los integrantes de la corriente “sin”, con tentempiés procedentes de la agricultura ecológica y carentes de conservantes y aditivos que se adecuen a sus requerimientos.
Por último, y volviendo al avasallamiento de las RRSS en nuestro día a día, resultaría en todo punto absurdo no incluirlas en nuestra estrategia organizativa. Así, no deberían ser relegadas exclusivamente al ámbito publicitario. Considerando de importancia transcendental las opiniones y sugerencias de los implicados y la reputación online, la búsqueda de feedback y la realización de encuestas en Twitter podría ser una buena herramienta para facilitar su cobertura de manera consciente y tranquila, al tiempo que proveen dicha información con los resultados ya clasificados. En fin, un sinnúmero de cuestiones que obligatoriamente hay que atender y que no se pueden dejar de lado cuando se desea llevar a cabo un simposio, curso o congreso médico con todas las garantías, y si es en Galicia, mucho mejor.