La comunicación está cambiando a pasos de gigante a medida que pasan los años y avanza la tecnología, por eso resulta importante que las instituciones tengan presente que la organización de eventos institucionales debe formar parte de su estrategia de marketing para darle el valor que realmente tienen.
Muchos profesionales aún ven la organización de eventos institucionales como un gasto fútil, pero realmente estos eventos suponen una inversión de presente y futuro en la imagen de la institución, siempre y cuando estén bien organizados y no supongan un caos para los asistentes. Muchas empresas organizadoras de eventos se dedican a la creación de estos actos teniendo en cuenta las tendencias actuales de eventos para crear relaciones más estables y duraderas con el público.
La agencia de eventos institucionales que se encargue de organizarlos tendrá que tener en cuenta diferentes aspectos, como por ejemplo el mensaje a comunicar. Deberá tener en cuenta que es lo que quiere transmitir la institución y como quiere ser percibida. Toda la comunicación debe ser armoniosa y en sintonía con lo que se quiere transmitir para que la percepción del público sea completa y coherente
Para ayudar a transmitir el mensaje principal podemos ayudarnos de las nuevas tecnologías, muy utilizadas en la producción de eventos institucionales por su gran funcionalidad e inmediatez. Tanto para ayudar a la organización con el control del acto, como para los asistentes (control de asistencia, app de localización y horarios, etc.). Los eventos que integran en su estrategia de comunicación datos en tiempo real pueden ser seguidos por todos aquellos que no pueden acercarse al recinto y por otro lado, permite a los asistentes estar enterados de todo lo que está pasando. Nos ayuda a expandir nuestro mensaje más allá del recinto físico y a llegar a un público mucho más amplio.
Otra de las tendencias que debe tener en cuenta una empresa de organización de eventos es la creatividad. Diseñar un evento corporativo creativo e impactante hará que sea más difícil de olvidar y la institución reforzará la percepción de la misma como una organización moderna y con idiosincrasia propia y es por esto que las productoras de eventos se esfuerzan en crear actos personalizados que transmitan el mensaje del que hablábamos. Todos los elementos deben estar perfectamente cuidados y alineados con la filosofía de la institución de forma correcta. Recordemos que en la organización de eventos todo es diseño, comunicación e imagen, por lo que la planificación en relación con los objetivos de marketing es la base para determinar cómo queremos presentarnos en ese evento.
Las redes sociales son otro elemento muy importante en las tendencias actuales, ya que amplifican la comunicación, ayudan a interactuar con el público de una forma más directa e inmediata enriqueciendo el mensaje y fortaleciendo la relación con la institución. La publicidad en redes sociales resulta muy atractiva, ya que llega a más gente y es posible que nuestros seguidores se conviertan en speakers de nuestro acto. Crear comunidad es muy importante y mantenerla viva es más importante aún. Es imprescindible atender al público, solucionar sus dudas y sobre todo ofrecerles un evento que difícilmente podrán olvidar.
Otro aspecto que no debemos descuidar la sostenibilidad, a pesar de que esta tendencia es algo más antigua, todavía está y estará en boga. No derrochar y ser respetuosos con el medio ambiente y el planeta. Debemos mostrar nuestro lado más green en la decoración de eventos y en su organización, así lo están haciendo las empresas de catering y eventos en Galicia, igual que en otras partes.
En los eventos institucionales en Galicia y en el resto de la península cada vez se está dando mayor importancia al concepto wellness. Este aspecto debe tenerse en cuenta ya que la comida saludable se traduce en un ambiente tranquilo y relajado, donde la mayor preocupación de los asistentes no solo es forjar una red de networking y establecer contactos profesionales, sino también percibir la preocupación de la institución por el bienestar del ciudadano.
Existen agencias de eventos en Vigo y en otras ciudades que promocionan estos eventos con herramientas de comunicación online y offline previamente a la realización del acto, como es el caso de la publicidad exterior si pensamos en publicidad estática, o con cuñas de radio o anuncios gráficos en periódicos. Sin olvidarnos de la promoción en redes sociales, página web y cualquier otro medio digital que sirva para transmitir la convocatoria del evento.
Por lo tanto, las tendencias para eventos 2018 este año son las nuevas tecnologías aplicadas a los organizadores y a los asistentes, ofrecer eventos personalizados, creativos, sostenibles y sobre todo promocionarlo en diferentes medios y soportes. Tener en cuenta la tecnología por encima de todo, pero sin olvidarnos del face to face, no caer en la comodidad de la realidad virtual y tener presente que un evento institucional es para interactuar y comunicar, es algo tangible, real y medible.