Cuando hablamos de eventos, hablamos de destinos MICE, eventos de team building y presentaciones de productos que suponen una experiencia en sí mismas y por eso, la profesionalidad en la gestión de eventos ha cobrado una relevancia destacable en los últimos años. Las empresas organizadoras de eventos tenemos nuestros propios protocolos en la organización de eventos empresariales y en la organización de eventos sociales.
Contando con los profesionales adecuados o con un organizador de eventos y teniendo el objetivo del evento claro, el resto del proceso debería ser coser y cantar. A continuación os damos 10 claves para organizar un evento de éxito.
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Establecer qué tipo de eventos vamos a organizar y cuál es su principal objetivo.
Conocer el objetivo del evento es la clave principal para desarrollar el resto de tareas que girarán en torno a ese objetivo principal. Todas las acciones posibles que se hagan deben responder a si verdaderamente ayudan a conseguir el objetivo. El tipo de evento está condicionado por el objetivo; no es lo mismo organizar una gala benéfica que una presentación de producto.
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Conocer al detalle los valores y filosofía de la empresa.
En un evento se debe respirar una atmósfera de branding, para ello hay que conocer la marca y sus valores. Todo debe responder a un objetivo comunicativo. ¿Qué queremos o qué transmitimos con esto? Y confirmar que la respuesta a esas preguntas está en sintonía con la filosofía de la empresa y su estilo. Aquí hay que prestar atención al target de la empresa y en este caso del evento, escucharles y ofrecerles una experiencia que no les deje indiferentes.
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Pensar en los detalles que darán forma al ambiente y a las emociones.
En continuación con el apartado anterior, para desarrollar esta fase es importante conocer al público lo máximo posible para saber qué tipo de emociones tienen o les gusta sentir. Una vez identificadas, incidiremos en ellos en busca de una experiencia única que aúne estas emociones y una forma diferente de vivirlas.
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Definir las necesidades técnicas existentes.
Dejar todos los aspectos listados y quién y cuándo se va a encargar de ello. Esta lista puede llevarte más de un día hacerla, ya que contemplar todas las contingencias posibles, además de las necesidades si no eres un profesional en la organización de eventos, no es algo que salgo solo y de forma automática.
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Hacer la lista de invitados y las invitaciones.
Una parte muy importante si se trata de un evento político o un evento al que van a asistir autoridades. Las invitaciones deben enviarse con semanas de antelación, incluso hasta dos meses para eventos oficiales. Recibir la invitación es la primera impresión del evento, por lo que la invitación y/o el método de entrega tienen que responder a las expectativas del invitado. Ahí empieza tu evento.
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Creación de un planning con los timmings de las actividades.
Como dice nuestro CEO, lo que diferencia a un profesional de un no profesional es la planificación, por eso el planning es la Santa Biblia en esto de la organización para las empresas de eventos. Hazlo, síguelo y tendrás por lo menos, la mitad del éxito asegurado.
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Gestionar las redes sociales correctamente.
Aprovéchate de las redes sociales para amplificar tu evento y llegar a más personas. No hagas la del cuñado haciendo fotos y contrata a un profesional, de esta forma tus publicaciones serán profesionales y tendrás contenido de calidad para mover posteriormente en diferentes momentos.
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Hacer uso de las nuevas tecnologías y de la creatividad.
Creatividad y tecnología son dos ítems que no pueden faltar. Busca nuevos formatos tecnológicos y aplícalos a tu marca, crea una conexión entre ambos y haz que tus clientes vivan una experiencia diferente y única. Que sientan que la marca se preocupa por ellos.
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Promocionar el eventos en los canales adecuados.
A nadie se le ocurriría anunciar pañales en una revista juvenil ¿verdad? Pues con un evento lo mismo. Tienes que buscar el canal adecuado en el que se mueva tu público objetivo y llegar a él. Analizando cual es el canal correcto se optimiza el lanzamiento del mensaje logrando un mayor número de impactos útiles.
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Redacción de un informe post evento.
Este documento, que parece inservible por ser el último del evento es el más importante, ya que supone el punto de partida del siguiente evento. Analizar los fallos y los aciertos nos acerca a diseñar y celebrar cada día eventos más exitosos y memorables.
