El mundo de los eventos depende de una meticulosa planificación y de un organizado y eficaz trabajo en equipo, éstos son sin duda los pilares fundamentales de cualquier evento que sin duda garantizarán su éxito… ¡siempre que el evento pueda celebrarse!
Y es qué a pesar de tener los mejores profesionales, hay circunstancias que se escapan al control del mejor organizador de eventos, tales como el tiempo, la cancelación de algún artista o ponente de última hora, la cancelación de una reserva o una pandemia global… Puede que algunos de estos imprevistos os resulten familiares… si es así, puede que también se cuente con un plan de contingencia para ayudar a decidir los pasos a seguir en cada caso, pero ¿y si no es así?
Lo fundamental entonces es no entrar en pánico, la habilidad de adaptación de los organizadores de eventos es una cualidad, si cabe, más valorada incluso que la mejor de las experiencias y conocimientos. Por suerte hoy en día las opciones digitales están al alcance de la mano y podemos contar con una gran cantidad de formatos que nos permita afrontar cualquier contratiempo de manera sencilla: estamos hablando de los eventos virtuales.
Pero ¿cómo convertir eventos cancelados en eventos online? Existen varios tipos de eventos online, pero todos ellos ofrecerán unas características particulares que no solo protegerán cada evento ante circunstancias externas, sino que ofrecerán otras ventajas propias que merece la pena, al menos, plantearse incluso para futuros eventos que podamos tener en mente; y es que los eventos online para empresas ofrecen la capacidad de llegar a más personas, ¿quién no tiene un ordenador?
Pero además se pueden ahorrar gastos de desplazamientos, dietas, recintos, proveedores… Quizá ahora lo único que falte es decidir si nuestro evento es apto para un público virtual, ya que las características propias de cada uno supondrán un valor añadido o por el contrario algo que funciona bien en el entorno tradicional no lo haga de la misma forma a la hora de trasladarlo al mundo digital. Pero no debemos desanimarnos, usando bien los recursos y estrategias se puede ofrecer una experiencia de calidad mediante cualquier formato.
Nada es imposible y todo puede ser adaptado de la manera más efectiva para garantizar el éxito de un evento, pensemos que el simple hecho de no haberlo cancelado ya nos otorgará mucho más beneficio. Una vez decididos a saltar al mundo digital, debemos redirigir los esfuerzos a los pilares fundamentales para una plataforma de eventos online y estos se encuentran en el uso adecuado y la elección correcta de las tecnologías. Aquí delegar en una agencia de eventos online sería la opción más ventajosa y en la que sin duda correr menos riesgos, pues el mundo digital puede abrirnos muchas puertas tan rápido como puede cerrárnoslas.
La plataforma desde la que retransmitir el evento o presentación en línea será el paso principal y se deberá escoger entre una u otra opción en función de las características del evento. Crear evento Eventbrite es una opción interesante pues se trata de una plataforma global para experiencias en vivo que permite crear, compartir, encontrar y asistir a eventos.
Es importante, además, no escatimar en el equipo técnico, se debe tener en cuenta que, así como se cuidan detalles como colocación de asientos, azafatas de protocolo, adornos, calidad de sonido ambiente… en un evento presencial, esos aspectos se traducirán mediante los recursos técnicos como sistemas de audio, chats, cámaras, diseño, conectividad… en un evento digital interviniendo decididamente en la experiencia audiovisual del usuario ya que serán claves para que los asistentes al evento se sientan como si estuvieran allí realmente. Cabe la pena recordar que en un evento nada debe dejarse al azar, salvo el azar, pero incluso el azar puede sortearse si estamos dispuestos a ello.