La organización de un evento y su decoración son algunos de los elementos más importante y generalmente nunca pasan desapercibidos. Para empezar, hay que saber diferenciar entre ambientación y decoración de eventos, dos conceptos que se confunden y que os vamos a aclarar en este post.

Si hablamos de decoración, estamos hablando de un concepto que abarca todos aquellos elementos materiales que forman la parte decorativa de una zona o lugar. En cambio, la ambientación incluye aquellos intangibles que utilizamos para evocar sensaciones entre los asistentes al evento como call to action. Pero de ambientación hablaremos en el próximo post.

La decoración y organización de eventos juegan un papel fundamental a la hora de establecer el posicionamiento mental de la marca. Los eventos organizados por marcas, instituciones u organismos públicos o privados suponen un contacto directo con el consumidor o usuario, por lo que cada detalle debe estar perfectamente planificado. En un evento no hay lugar a segundas oportunidades, lo que sale mal, ya salió mal, no se puede solucionar y ya que hablamos de segundas oportunidades, en lo referente a decoración tan sólo se tiene una oportunidad para generar una buena primera impresión.

La decoración es lo primero que ve el asistente ya sea con una idea preconcebida o no, de lo que se va a encontrar y ahí es donde se debe sorprender, es dónde entra en juego el marketing experiencial, el que llega al consumidor de forma que éste perciba que la marca está a su lado y hace cosas por él. Se trata de fortalecer la idea de la marca y de sus valores a través de objetos decorativos que ayuden en la comprensión de la filosofía de la marca y actúen de coadyuvantes en la consecución de los objetivos marcados.

El organizador de eventos tiene una visión analítica que le permite analizar cada recinto o lugar para saber cómo explotarlo y sacarle el máximo rendimiento. Sabe distribuir de forma coherente el espacio, ambientarlo y decorarlo con los elementos necesarios para transmitir el mensaje que se busca, ya que cada evento, sea el que sea, busca una serie de objetivos. Una de las principales virtudes de un Event Planner es saber transformar una idea abstracta en algo visible que transmita esa idea, pero para ello hay que tener muy claros cuales son los objetivos del evento y cuál es el mensaje que se quiere transmitir.

Los eventos mas susceptibles de fracasar por falta de planificación en materia de decoración son sobre todo aquellos que cuentan con presupuestos muy bajos, ya que se presupone (erróneamente) que la decoración es una nimiedad frente a otros aspectos, por lo que se suele dejar en el tintero hasta el último momento y cubrirlo con el presupuesto sobrante. El gran problema de esto es que por mucho dinero y esfuerzo que inviertas en todo el evento, si la decoración no cumple con, como mínimo, las expectativas de los asistentes será un fracaso total.

Los eventos exitosos son aquellos cuya decoración habla por sí sola, cuya composición y ambientación acompañan y complementan al mensaje que se quiere transmitir de forma cohesionada y articulada sin necesidad de explicar nada más. Esos son los eventos que se recuerdan para siempre.

Se trata de impactar al máximo con el mínimo coste posible, dar al asistente lo que quiere y a su vez transmitir el mensaje de marca, aquí es dónde realmente se observa la profesionalidad de un buen organizador de eventos, en su capacidad para que, por un lado, dé a los asistentes lo que esperan en base a sus expectativas sobre la marca y, por otro lado, cumpla los objetivos comunicativos de la marca y del evento.

Los decoradores de eventos se encargan de que cada evento sea un momento único, hay variedad de empresas de decoración de eventos en Vigo que abarcan muchos aspectos como:

• Decoración para eventos
• Decoración para bodas, decoración de salón para boda o decoración y arreglo floral
• Decoración para cumpleaños
• Decoración para fiestas
• Decoración de evento
• Alquiler mobiliario para eventos

Estas empresas tras finalizar el evento hacen un informe sobre la planificación y desarrollo del evento analizando todas las partes y los posibles incidentes que se produjeran durante el acto como errores de protocolo por ejemplo, si los hubiera. Además, esta evaluación analiza los puntos fuertes del evento, y destaca aquellas situaciones que pueden suponer oportunidades de negocio en el caso de eventos de marca. Para determinar si el evento ha sido un éxito o no estos informes se basan en la consecución o no de los objetivos planteados inicialmente (de ahí la importancia de definir los objetivos con anterioridad). La información servirá como fuente de referencia para el siguiente evento lo que ayuda a que cada evento sea mejor y se obtengan los mejores resultados posibles.